獵頭公司內訓：如何給候選人發(fā)正確的面試安排郵件
在面試安排階段，您已經(jīng)接近招聘過(guò)程中最重要的步驟之一。面試郵件的安排是您留給候選人的第一印象，因此，通過(guò)電子郵件安排面試時(shí)忽略細節部分從來(lái)都不是一個(gè)好主意。不可避免的是，錯誤會(huì )在某個(gè)時(shí)候輕易消失，并弄亂了您作為招聘人員投入工作的全部精力。在這篇文章中，我們將與您分享一些最常見(jiàn)的錯誤，讓您盡量避免相關(guān)錯誤并推動(dòng)面試的順利進(jìn)行。
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在招聘過(guò)程中，面試安排郵件為什么如此重要？
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通常來(lái)說(shuō)，面試安排郵件可以為候選人提供相關(guān)信息，以便他們能夠為面試過(guò)程做好充分的準備。對于招聘者來(lái)說(shuō)，這也是提升候選人體驗的一種工具。為了體現對候選人的尊重，郵件可以避免不合時(shí)宜地打擾候選人。在編輯面試安排郵件時(shí)，您還可以抽出一些時(shí)間來(lái)處理候選人的業(yè)務(wù)，特別是他們目前的工作，從而為他們提供幫助。
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01、面試安排郵件中應該包含什么？
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一封標準的面試安排郵件通常應該包含以下幾點(diǎn)：
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* 職位頭銜
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* 公司名稱(chēng)
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* 面試類(lèi)型：親臨現場(chǎng)、電話(huà)面試或者通過(guò)視頻面試（以會(huì )議、個(gè)人或者團體類(lèi)型面試）
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* 供選擇的時(shí)間段和日期或者特定的時(shí)間和日期
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* 面試地點(diǎn)：地址，大樓，樓層和房間號；甚至是引導他們正確地點(diǎn)的地圖
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* 面試官的姓名和職位
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* 候選人需要攜帶的材料
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* 面試的大概持續時(shí)間
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* 其他指南等
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您可以對郵件進(jìn)行調整，直到覺(jué)得合適為止。
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02、編輯面試安排郵件時(shí)，您可能會(huì )犯什么錯誤，如何避免它們？
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1.缺少開(kāi)放式話(huà)題
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直接進(jìn)入主題會(huì )使申請人對這封電子郵件的去向保持警惕性，并將它們從重要信息中剔除。
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明智的做法是，您可以通過(guò)贊賞他們?yōu)樯暾埞韭毼欢冻龅呐﹂_(kāi)始。然后，您可以說(shuō)您已經(jīng)審查了他們的材料，或者祝賀他們通過(guò)了先前的申請階段，并希望邀請他們參加面試，從而告知他們面試過(guò)程。一個(gè)很好的話(huà)術(shù)是“恭喜您通過(guò)了第一個(gè)環(huán)節。我們想邀請您接受我們的現場(chǎng)面試（如果有需要，可以說(shuō)其他類(lèi)型的面試）”
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2.郵件主題行的錯誤
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沒(méi)有主題行的郵件：完全沒(méi)有主題行的郵件會(huì )使申請人“忽略此郵件”。他們會(huì )將您的邀請郵件視為垃圾郵件，然后忽略它。
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含糊不清的語(yǔ)句：主題范圍含糊不清的電子郵件會(huì )使求職者感到困惑，并分散他們對主要主題的注意力。
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標點(diǎn)符號過(guò)多：如果主題行中的標記和符號過(guò)多，則電子郵件很可能會(huì )被過(guò)濾為垃圾郵件。正確的做法是，寫(xiě)一個(gè)直接的主題行以明確提及此電子郵件是一次面試邀請，以吸引他們的注意力并防止被無(wú)意錯過(guò)和增加點(diǎn)擊率。例如，以“您公司的名字邀請面試”就足夠了。
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3.弄錯事實(shí)
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給候選人發(fā)送包含錯誤信息的郵件會(huì )使他們感到困惑，因為他們會(huì )不確定他們是否是正確的收件人。這表明招聘人員尚未完全確認候選人的信息，這顯然不夠專(zhuān)業(yè)。您不僅要浪費時(shí)間來(lái)回修改電子郵件的內容，還會(huì )阻止應聘者打開(kāi)郵件或給他們留下混亂且準備不足的糟糕印象。建議您使用一些檢查方法或第三方檢查軟件在發(fā)送郵件之前進(jìn)行仔細檢查。它們會(huì )幫助您解決可能存在的語(yǔ)句問(wèn)題，例如指出候選人姓名中的拼寫(xiě)錯誤以及不完整的句子，等確認正確以后再發(fā)送郵件。
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4.語(yǔ)氣問(wèn)題
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至于面試安排郵件的語(yǔ)氣，您在和候選人打交道時(shí)，應該表現的既不過(guò)于正式，也不太親近。一般的打招呼，例如“親愛(ài)的候選人”和“可能與誰(shuí)有關(guān)”，可以盡量使用這些聽(tīng)起來(lái)像是非個(gè)人的語(yǔ)言，另一方面，過(guò)于個(gè)人化的語(yǔ)句，比如說(shuō)，您可能偶然看到的昵稱(chēng)和機密信息，也會(huì )讓人覺(jué)得您正在侵犯他們的隱私。盡管推薦的語(yǔ)氣代表了您的企業(yè)文化，讓人聽(tīng)起來(lái)很友好，既專(zhuān)業(yè)又不失禮貌。無(wú)論您是想隨意還是正式寫(xiě)東西，都不要忽略個(gè)性化電子郵件的需求。
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5.缺少結束語(yǔ)
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和缺少開(kāi)放式話(huà)題一樣，缺乏結束語(yǔ)就像在和候選人進(jìn)行詳細討論之后突然結束話(huà)題。他們連提問(wèn)的機會(huì )都沒(méi)有。實(shí)際上，您不必加長(cháng)再見(jiàn)的句子，可以采用這樣的回復：我們期待您的回復/見(jiàn)到您之類(lèi)的句子就已經(jīng)足夠了。
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6.忘記郵件署名
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請記住，在郵件署名位置留下您的全名和職位，以證明自己的身份。與沒(méi)有署名的電子郵件相比，有發(fā)件人信息的郵件可提高信譽(yù)度和參與度。您可以將其他相關(guān)信息（例如，指向社交媒體頁(yè)面的鏈接）和在線(xiàn)個(gè)人資料作為官方來(lái)源（如果需要，可以引用）。這樣的郵件看起來(lái)更令人印象深刻，您可以突出顯示公司的簡(jiǎn)短摘要或引用您公司所追求的價(jià)值。同樣，也不要因過(guò)多的信息而使時(shí)間過(guò)長(cháng)。請簡(jiǎn)短明了，便于申請人對您所代表的公司有一個(gè)簡(jiǎn)單的了解。
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03、幫助您最大程度減少這些錯誤的方法
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有了這些面試安排郵件的注意事項，您既可以?xún)?yōu)化辦事效率，又可以給候選人提供一種專(zhuān)業(yè)的體驗。
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即使您的招聘任務(wù)快要結束了，電子郵件安排面試過(guò)程中引起的錯誤仍然有可能發(fā)生。希望您可以學(xué)習這篇文章，以最大程度地提高這個(gè)階段的效率并節省雙方的時(shí)間。
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