北京獵頭公司談職場(chǎng)：如何做好在工作匯報？你需要學(xué)會(huì )金字塔結構思維
在職場(chǎng)中，不可避免的一件事情就是工作匯報，每日工作匯報、月度匯報、季度匯報、年度匯報、項目匯報......工作上大大小小的事情，都需要做匯報，這是令很多人頭疼的一件事情。
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剛剛工作的時(shí)候，我就不懂怎么做工作匯報，每次匯報工作的時(shí)候，都很緊張，常常說(shuō)著(zhù)說(shuō)著(zhù)就忘記自己要說(shuō)什么，緊張到結巴顫抖。
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表達的時(shí)候，也絲毫沒(méi)有邏輯，有時(shí)候，想到什么說(shuō)什么，以為自己說(shuō)的很好，結果看領(lǐng)導的表情，寫(xiě)滿(mǎn)了無(wú)奈。
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很多人在匯報工作的時(shí)候，都會(huì )出現類(lèi)似的情況，比如：表達不清、邏輯混亂、廢話(huà)連篇、重點(diǎn)不突出.....這種工作匯報，領(lǐng)導根本搞不清楚你在說(shuō)什么，更不會(huì )青睞、器重你。
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美國作家馬克·麥考梅克曾經(jīng)說(shuō)“對于領(lǐng)導而言，誰(shuí)能很好的匯報工作，誰(shuí)就在努力工作；相反，誰(shuí)不好好匯報工作，誰(shuí)就沒(méi)有努力工作?！?/span>
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由此可見(jiàn)，在職場(chǎng)上，工作匯報是很重要的，這決定了領(lǐng)導對你的態(tài)度，甚至直接影響你與領(lǐng)導之間的關(guān)系。
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那要怎么才能夠做好工作匯報呢？首先我們要了解一下，為什么匯報工作的時(shí)候會(huì )緊張，并且要怎么克服這種緊張的狀態(tài)。
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一、2個(gè)小技巧，破解工作匯報緊張
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為什么在面對領(lǐng)導做工作匯報的時(shí)候， 會(huì )感覺(jué)到緊張呢？其實(shí)，造成這種情況的原因有2種，分別是：生理因素、心理因素。
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?。?）生理因素
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造成我們緊張的第一個(gè)原因，就是我們大腦的結構。 大腦是由不同結構組成的，每個(gè)結構負責的都不同。
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在工作匯報的時(shí)候，導致我們緊張的區域有三個(gè)部分，分別是：爬行腦、情緒腦、視覺(jué)腦。
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爬行腦也就是我們的腦干，主要負責的就是對刺激做出反應，比如，在我們遇到危險的時(shí)候，可以快速的反應。
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情緒腦顧名思義，主要負責的就是與情緒相關(guān)的，比如：情感、直覺(jué)、情緒等等，尤其是對事物的喜歡厭惡等等。
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視覺(jué)腦控制大腦的絕大部分智力，能夠快速處理和支配情緒。
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在匯報工作的時(shí)候，大腦就會(huì )提前思考，對這件事情做出一個(gè)判斷，因此，在匯報的時(shí)候，面對領(lǐng)導，就會(huì )迅速反映，表現出緊張和不安。
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?。?）心理因素
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除了大腦面對這種情況做出反映，還有心理因素也是導致緊張原因。
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在工作匯報的時(shí)候，很多人對自己的要求都比較高，希望能夠在領(lǐng)導面前好好表現。
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可實(shí)際上，卻給自己帶來(lái)了很大的心理壓力，造成了很大的負擔，害怕自己匯報不好工作，更害怕自己丟臉。
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因此，這種心理暗示，直接導致在給領(lǐng)導匯報工作的時(shí)候，變得緊張，甚至發(fā)抖。
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既然知道在匯報工作的時(shí)候為什么會(huì )緊張，接下來(lái)要做的就是破除這種緊張，有2個(gè)技巧，可以幫助你緩解緊張。
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技巧一：降低要求，放松自己
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導致緊張的一部分原因，就是因為對自己的要求太高，太過(guò)于追求完美。
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因此，降低自己的要求，允許自己出現錯誤，當你的心態(tài)放平衡，整個(gè)人都放松下來(lái)，緊張程度也會(huì )降低。
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技巧二：抓住機會(huì )，反復訓練
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訓練提升能力，是破解緊張的最好方式。抓住每一個(gè)可以在領(lǐng)導面前發(fā)言的機會(huì )，講述自己擅長(cháng)的、知道的東西。
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但是有一個(gè)前提，就是要提前想好內容，給自己的內容大概列一個(gè)提綱，通過(guò)反復的訓練，積攢經(jīng)驗，提高自己的工作匯報表達能力。
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只有通過(guò)反復訓練，具有“不要臉”的精神，就是放下自己的面子，緊張感也會(huì )隨之消失。
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利用上面這2個(gè)方法，可以消除緊張感，但是匯報工作并不簡(jiǎn)單，還需要掌握方法和技巧。
二、4個(gè)步驟，做好匯報工作的準備
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做工作匯報的時(shí)候，一定要事先做好準備，明確好受眾和匯報工作，對癥下藥方能事半功倍。
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第一步：明確匯報目的
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在工作匯報之前，首先要做的就是明確工作匯報的目的，通常有三種匯報形式。
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第一種是溝通知會(huì )形式，比如，向領(lǐng)導匯報工作進(jìn)度，溝通下一步的工作安排等等；
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第二種是需要領(lǐng)導做決定的，比如，匯報工作中發(fā)現的問(wèn)題或者是需要領(lǐng)導做決定的事情，這種情況的匯報，一定要提前準備好2~3個(gè)解決方案。
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第三種是需要協(xié)助資源的匯報，比如，工作中，需要跨部門(mén)合作、協(xié)助、人力支持等等，需要領(lǐng)導幫忙解決的問(wèn)題，一定要及時(shí)匯報，避免影響工作進(jìn)度。
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第二步：梳理領(lǐng)導關(guān)注點(diǎn)
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在正式給領(lǐng)導匯報工作之前，還需要明確領(lǐng)導的關(guān)注點(diǎn)，在匯報的時(shí)候，要體現出來(lái)。
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比如：領(lǐng)導比較關(guān)注的是項目進(jìn)度、團隊成員的工作狀態(tài)、這項工作能夠給公司帶來(lái)多少價(jià)值、工作目標是否與領(lǐng)導預想的一樣等等。
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梳理出領(lǐng)導的關(guān)注點(diǎn)，這樣在匯報的時(shí)候，才能夠解決領(lǐng)導心中的困惑，讓領(lǐng)導更加信任你。
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第三步：培養受眾思維
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匯報工作之前，還需要明確匯報的對象是誰(shuí)，也就是你給誰(shuí)做匯報。
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工作匯報的對象不同，匯報的內容側重點(diǎn)也會(huì )有所差異?？梢詮倪@4個(gè)方面思考，他們是誰(shuí)？他們有什么需求或問(wèn)題？他們想要做什么？怎樣才能讓他們行動(dòng)起來(lái)？
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當你解決了這4個(gè)問(wèn)題，從聽(tīng)者的角度思考和反思，你的工作匯報才會(huì )更出色。當你在給領(lǐng)導匯報的時(shí)候，領(lǐng)導也會(huì )對你刮目相看。
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第四步：清楚領(lǐng)導的風(fēng)格
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在給領(lǐng)導做工作匯報的時(shí)候，要注意領(lǐng)導的為人處世風(fēng)格，每個(gè)領(lǐng)導都有自己的風(fēng)格特點(diǎn)，在聽(tīng)工作匯報的時(shí)候，側重點(diǎn)也會(huì )不同，因此，要針對不同類(lèi)型的領(lǐng)導“對癥下藥”。
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比如：掌控性的領(lǐng)導，做事情就比較直接，而且會(huì )比較強硬，會(huì )比較喜歡做主、行動(dòng)力強的人，他們在追求目標的時(shí)候，往往也是不達目的誓不罷休。
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再比如：支持型的領(lǐng)導，他們往往更加關(guān)注人，善于合作，會(huì )比較傾向于團隊一起做決策。
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所以，在匯報工作的時(shí)候，了解領(lǐng)導，針對不同的領(lǐng)導做不同風(fēng)格形式的匯報，會(huì )讓領(lǐng)導更加青睞你。
三、工作匯報內容梳理6步法
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做好前期的準備，最后就是要具體的執行，思考如何給領(lǐng)導匯報工作了，可以分成簡(jiǎn)單的6個(gè)步驟：定題→頭腦風(fēng)暴→分類(lèi)→標題→排序→補充。
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首先是定題，要確定匯報主題；
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接著(zhù)是頭腦風(fēng)暴，團隊成員一起思考與主題相關(guān)的內容，說(shuō)出自己的想法；
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其次是分類(lèi)，將每個(gè)人的想法進(jìn)行分類(lèi)，3~5為宜；
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再就是起標題， 給每個(gè)點(diǎn)進(jìn)行一個(gè)小的總結，梳理成小標題。
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接著(zhù)是排序，按照某個(gè)順序將匯報的內容進(jìn)行一個(gè)排序，是時(shí)間順序、優(yōu)先級順序、流程步驟等等，排列出一個(gè)順序進(jìn)行工作匯報。
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最后，對整體的內容做一個(gè)梳理，查缺補漏，補充相關(guān)的內容。
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這樣做，就可以梳理完工作匯報的所有內容，匯報的時(shí)候，就不會(huì )出現遺漏，領(lǐng)導也能夠接收到你匯報的所有重點(diǎn)信息。
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四、工作匯報的金字塔表達結構
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工作匯報的時(shí)候，利用金字塔結構表達，會(huì )讓你的表達效果更加清晰流暢。金字塔結構其實(shí)很簡(jiǎn)單，就是總分總形式，先總體概述，接著(zhù)分別論述觀(guān)點(diǎn)，最后總結歸納。金字塔結構的表達方式這樣的特點(diǎn)，結論先行、上下應對、分類(lèi)清楚、邏輯排序。
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只要按照這種方式表述，給領(lǐng)導匯報工作，一定會(huì )得到領(lǐng)導的青睞。
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舉個(gè)例子：
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黃總，銷(xiāo)售部的經(jīng)理明天下午兩點(diǎn)要去門(mén)店做培訓，采購部的經(jīng)理下午兩點(diǎn)半出差回來(lái)，財務(wù)部的經(jīng)理下午三點(diǎn)還有一個(gè)會(huì )議要參加，經(jīng)過(guò)和各部門(mén)的經(jīng)理協(xié)商，同意明天的會(huì )議調整到下午四點(diǎn)。
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這種工作匯報方式，領(lǐng)導聽(tīng)到后一定會(huì )覺(jué)得很混亂，不知道你到底想要表達什么，那按照金字塔結構，調整一下，可以這樣表達。
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黃總，明天下午的會(huì )議調整到四點(diǎn)正式開(kāi)始，因為銷(xiāo)售部的經(jīng)理下午三點(diǎn)半左右才能從門(mén)店培訓回來(lái)，采購部經(jīng)理下午兩點(diǎn)半出差回來(lái)，財務(wù)部經(jīng)理明天下午還有一個(gè)會(huì )議要參加。
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這樣給領(lǐng)導匯報工作，領(lǐng)導就可以直接明白你表達的意思。所以，在做工作匯報的時(shí)候一定要注意，注意表達方式。
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總結
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工作匯報的目的，主要就是傳遞信息給領(lǐng)導，讓領(lǐng)導清楚工作的狀況，對整體工作有一個(gè)把控。
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所以，在職場(chǎng)上，一定要做好工作匯報，這是增進(jìn)你與領(lǐng)導之間關(guān)系獲得領(lǐng)導器重的最直接的方法。
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你有什么工作匯報技巧嗎？歡迎留言分享~~
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